发邮件像个Pro:掌握邮件格式,事半功倍

1. 主题行
主题行是邮件的第一印象,它可以让收件人一眼看出邮件内容。确保主题行简洁、明确,最好在 50 个字符内,并能准确描述邮件目的。
2. 收件人列表
在收件人列表中,将收件人地址按重要性排序。主要收件人使用“收件人”字段,抄送(CC)收件人使用“抄送”字段,密送(BCC)收件人使用“密送”字段。
3. 问候语
问候语应该礼貌且专业,如“尊敬的 [收件人姓名]”。如果你不确定收件人的姓名,可以使用“亲爱的阁下”。
4. 正文
正文是邮件内容所在的地方。使用清晰、简洁的语言,分段书写,并突出重点。使用粗体、斜体或项目符号来强调重要信息。
5. 行动号召(可选)
如果需要收件人采取行动,请在邮件末尾添加一个行动号召。例如,“请在 [日期] 前回复”或“点击此链接了解更多信息”。
6. 签名
签名包括你的姓名、职位、公司(如果适用)和联系信息。这有助于收件人识别你的身份,并方便他们与你联系。
7. 附加文件
如果需要附带文件,请在邮件末尾使用“附件”部分。确保文件名称清晰,并且文件大小在合理的范围内。
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